Juridisch
Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt op 23 oktober 2026
Forward Bouwadvies verwerkt persoonsgegevens als u een offerte aanvraagt, contact met ons opneemt, ons een opdracht geeft of het klantportaal gebruikt. Hier leest u welke gegevens dat zijn, waarom we ze nodig hebben, hoe lang we ze bewaren en welke rechten u heeft.
1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens
Forward Bouwadvies is een handelsnaam van Forward Real Estate B.V., De Entree 201, 1101 HG Amsterdam, KvK 76164144, btw NL860530644B01. Forward Real Estate B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Vragen over uw gegevens? Mail naar info@forwardbouwadvies.nl of bel 020 308 6765. We hoeven geen functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen en hebben dat ook niet gedaan. Uw vraag komt bij de directie terecht.
2. Welke gegevens we verwerken en waarom
| Gegevens | Waarvoor | Grondslag |
|---|---|---|
| Naam, aanhef, e-mailadres, telefoonnummer, uw rol en organisatie | Contact opnemen over uw aanvraag en u een offerte sturen | Voorbereiding en uitvoering van de overeenkomst |
| Adres en huisnummers van het gebouw, en gegevens over het gebouw | De offerte en het bezoek voorbereiden | Voorbereiding en uitvoering van de overeenkomst |
| Documenten en foto's die u bij de aanvraag of later meestuurt, zoals de splitsingsakte, het reglement, tekeningen, eerdere plannen, facturen en de opstalpolis | Een passende offerte maken, het plan of advies opstellen, en bepalen wat van de VvE is en wat privé | Uitvoering van de overeenkomst |
| Foto's en bevindingen van het bezoek | De staat van het gebouw vastleggen en onderbouwen | Uitvoering van de overeenkomst |
| E-mailadressen van bestuur, leden en beheerder voor het klantportaal | Toegang geven tot het plan van uw VvE | Uitvoering van de overeenkomst |
| Factuur- en betaalgegevens | Facturen en administratie | Wettelijke verplichting |
| Technische gegevens van de webserver, zoals het IP-adres | De website beveiligen en misbruik van het formulier voorkomen | Gerechtvaardigd belang |
Gegevens van anderen
In een splitsingsakte of in stukken van de VvE staan soms namen en adressen van eigenaren. Op foto's van een gebouw kan een woning of een persoon in beeld komen. We gebruiken die gegevens alleen voor de opdracht. Foto's maken we van de bouwdelen, niet van mensen. Staat er toch iemand herkenbaar op, dan nemen we die foto niet op in het rapport.
Adres opzoeken in het formulier
Vult u in het formulier een postcode en huisnummer in, dan zoekt uw browser het adres op bij de Locatieserver van PDOK, een dienst van de overheid. Daarbij gaan alleen de postcode en het huisnummer mee.
Bezoek aan de website
Deze website plaatst geen cookies en gebruikt geen diensten van Google of advertentienetwerken. Lettertypen en scripts staan op onze eigen server. Gaan we bezoekersstatistieken bijhouden, dan doen we dat zonder cookies en zonder dat bezoeken tot u te herleiden zijn. Deze verklaring en het cookiebeleid passen we dan eerst aan.
Bijzondere persoonsgegevens
We vragen niet naar bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, godsdienst of politieke voorkeur. Staat zulke informatie ongevraagd in een bericht of document, dan verwijderen we die zodra we het zien.
3. Met wie we gegevens delen
- Het bestuur, de leden en de beheerder van de VvE waarvoor we werken. Zij krijgen het rapport en, als u dat wilt, toegang tot het klantportaal.
- Partners die we met uw akkoord inschakelen, zoals een energieadviseur voor een DMJOP. Zij krijgen alleen wat ze nodig hebben.
- Onze leveranciers van hosting, software en e-mail, met een verwerkersovereenkomst.
- Onze accountant, en bij een onbetaalde factuur een incassobureau of deurwaarder.
- Overheidsinstanties, als de wet ons dat verplicht.
Wij verkopen uw gegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties. Er is geen geautomatiseerde besluitvorming die gevolgen voor u heeft.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
We slaan gegevens zo veel mogelijk op binnen de EER. Gebruikt een leverancier een server daarbuiten, dan gebeurt dat alleen met een besluit van de Europese Commissie dat het daar veilig genoeg is, of met de standaardafspraken (modelcontractbepalingen) van de Europese Commissie.
4. Hoe lang we bewaren
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Aanvragen die niet tot een opdracht leiden | 12 maanden |
| E-mail en berichten zonder opdracht | 12 maanden |
| Ondertekende rapporten, met foto's en onderbouwing | 15 jaar na ondertekening, omdat de VvE het plan jaren gebruikt en wij ons werk moeten kunnen verantwoorden |
| Overige stukken van de opdracht, zoals offerte en correspondentie | 5 jaar na afronding |
| Facturen en administratie | 7 jaar, wettelijke bewaarplicht |
| Toegang tot het klantportaal | Tot u of de VvE de toegang laat stoppen |
Daarna verwijderen we de gegevens of maken we ze onherleidbaar. Wat we wettelijk moeten bewaren, blijft tot die plicht eindigt.
5. Hoe we uw gegevens beveiligen
- De verbinding met de website en het klantportaal is versleuteld.
- Alleen medewerkers die het voor hun werk nodig hebben, kunnen bij dossiers.
- In het klantportaal ziet iedereen alleen de VvE's waarvoor hij of zij toegang heeft.
- We maken back-ups en beperken de toegang daartoe.
- Met leveranciers die gegevens voor ons verwerken, sluiten we een verwerkersovereenkomst.
Vermoedt u een beveiligingsprobleem? Meld het via info@forwardbouwadvies.nl.
6. Uw rechten
Volgens de AVG heeft u deze rechten:
- Inzien welke gegevens we van u hebben
- Onjuiste gegevens laten verbeteren
- Gegevens laten verwijderen, als we ze niet wettelijk moeten bewaren
- Het gebruik laten beperken
- Bezwaar maken tegen het gebruik
- Uw gegevens in een gangbaar bestand ontvangen of laten overdragen
- Een gegeven toestemming intrekken
Stuur uw verzoek naar info@forwardbouwadvies.nl. We reageren binnen een maand. Is het verzoek ingewikkeld, dan kan dat twee maanden langer duren; dat hoort u dan binnen de eerste maand. We kunnen u vragen wie u bent, om misbruik te voorkomen. Er zijn geen kosten aan verbonden, tenzij een verzoek duidelijk ongegrond of overdreven is.
Let op: een rapport hoort bij de VvE, niet bij één eigenaar. Vraagt een eigenaar om verwijdering, dan kijken we samen met het bestuur wat mogelijk is.
7. Klachten
Bent u het niet eens met hoe we met uw gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op. Komen we er samen niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Wijzigingen
We kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze diensten of de wet veranderen. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum bovenaan.